Un entretien devient difficile à comparer lorsque chaque candidat répond à des questions différentes et que la décision repose sur une impression globale. Une grille aide à noter des faits liés au poste. Elle ne garantit ni l’objectivité ni une bonne embauche : sa qualité dépend des critères, des questions et de la façon de lire les réponses.
Voici un modèle Jawb pour préparer un entretien d’assistance administrative. Le poste et les situations sont fictifs. Adaptez la grille avant de rencontrer les candidats ; les poids proposés ne sont pas une norme marocaine ni un seuil officiel de recrutement.
Partir du travail qui sera réellement confié
Écrivez les tâches avant de définir les critères. Pour cet exemple : suivre des dossiers, repérer des pièces manquantes, tenir un tableau et informer un interlocuteur. Un critère comme « personnalité dynamique » ne décrit pas assez précisément ces tâches. « Explique l’état d’un dossier et la prochaine action » est plus observable.
Distinguez ce qui doit être maîtrisé dès l’arrivée de ce qui peut s’apprendre avec accompagnement. La connaissance d’un logiciel particulier n’a pas la même importance si le salarié reçoit une formation. Vérifiez aussi que la langue évaluée est effectivement utilisée dans le poste. Évaluer une langue sans rapport avec les missions peut écarter des candidatures pour une raison peu pertinente.
La grille à copier et adapter
Utilisez une colonne supplémentaire pour les notes factuelles. Une note numérique sans exemple ne permet pas de comprendre la décision. Vous pouvez télécharger cette grille au format CSV et l’ouvrir dans un tableur.
| Critère | Poids proposé | Ce que l’on cherche à observer |
|---|---|---|
| Suivi de dossier | 35 % | Identifie les pièces, l’état et la prochaine action |
| Fiabilité du tableau | 25 % | Contrôle références, dates et données manquantes |
| Communication professionnelle | 25 % | Explique une demande clairement et sans promesse non vérifiée |
| Organisation des priorités | 15 % | Justifie l’ordre des tâches et signale un blocage |
Ces poids totalisent 100 %. Ils servent uniquement à illustrer le calcul. Pour un autre poste, remplacez les critères et décidez des poids avant les entretiens. Ne les modifiez pas après avoir rencontré une personne pour lui donner un meilleur résultat.
Poser les mêmes questions principales
Pour le suivi de dossier : « Un document demandé n’est pas dans le dossier et votre collègue est absent. Comment vérifiez-vous ce qui manque et comment poursuivez-vous le suivi ? »
Pour la fiabilité : « Vous repérez une référence identique sur deux lignes d’un tableau. Que vérifiez-vous avant de corriger ? »
Pour la communication : « Un interlocuteur demande une date de réponse que vous ne pouvez pas confirmer. Que lui dites-vous ? »
Pour les priorités : « Deux demandes urgentes arrivent pendant une tâche déjà commencée. Quelles informations recherchez-vous pour décider de l’ordre ? »
Gardez les mêmes consignes et informations disponibles pour tous les candidats. Les relances peuvent clarifier une réponse : « Quelle était votre action personnelle ? », « Qu’avez-vous vérifié ? », « Qu’auriez-vous fait si l’information restait indisponible ? » Pour un débutant, autorisez un exemple de formation ou de stage et notez sa nature. Ne lui demandez pas d’inventer un cas d’expérience salariée.
Une échelle avec des repères observables
Attribuez chaque note à un critère, pas à l’ensemble de la personne. Voici des repères indicatifs pour la fiabilité d’un tableau :
| Note | Repère pour ce critère |
|---|---|
| 1 | Corrige sans vérification et ne repère pas le risque |
| 2 | Repère l’anomalie mais ne propose pas de contrôle précis |
| 3 | Vérifie la référence et la source avant correction |
| 4 | Ajoute un contrôle des lignes liées et conserve une trace |
| 5 | Explique aussi comment éviter la répétition de l’erreur |
Un candidat auquel la question n’a pas été posée reçoit « non évalué », pas automatiquement 1. Complétez l’évaluation avant de calculer un résultat. L’échelle est un support de discussion, pas une mesure universelle de compétence.
Calcul expliqué avec un exemple fictif
Supposons des notes de 4, 3, 4 et 2 dans l’ordre de la grille. La moyenne pondérée est : 4 × 0,35 + 3 × 0,25 + 4 × 0,25 + 2 × 0,15 = 3,45 sur 5. Si vous souhaitez une présentation sur 100, multipliez cette moyenne par 20 : 69 sur 100.
Ce résultat ne signifie pas « 69 % de chances de réussir ». Il résume les observations avec les poids choisis. Aucun seuil d’embauche n’est proposé ici. Deux notes proches invitent à relire les faits et les besoins du poste, pas à prétendre qu’un candidat est meilleur avec une précision scientifique.
Distinguer une contrainte du poste d’un jugement personnel
La disponibilité, le trajet et les conditions salariales peuvent être clarifiés séparément. Demandez si la personne peut respecter les horaires annoncés ; ne cherchez pas à expliquer sa vie familiale. Une contrainte opérationnelle ne doit pas devenir une note de « motivation ».
Écartez les critères vagues d’« adéquation culturelle » lorsqu’ils récompensent simplement la ressemblance avec l’équipe. Demandez plutôt comment la personne transmet une information, signale une erreur ou coopère sur une tâche. Limitez les notes aux informations professionnelles nécessaires et aux personnes chargées du recrutement.
Comparer les évaluations et préparer la suite
Chaque évaluateur note ses observations avant la discussion collective. En cas de désaccord, comparez les éléments cités : la réponse contenait-elle un contrôle, une hypothèse ou une information absente ? Ne remplacez pas cette discussion par « j’ai eu un bon feeling ».
Si un point indispensable reste non évalué, proposez un complément comparable à tous les candidats concernés. Un cas pratique doit rester limité, explicite et lié au poste ; il ne doit pas servir à obtenir gratuitement une production réelle pour l’entreprise. Informez la personne de l’étape suivante sans promettre une décision à une date que vous ne maîtrisez pas.
Pour rédiger l’annonce correspondant à ces critères, consultez les offres sur Jawb. Notre guide sur les projets d’investissement et les recrutements rappelle pourquoi une perspective d’emploi ne doit pas être présentée comme un poste déjà ouvert.
Référence méthodologique : présentation des entretiens structurés par l’OPM, organisme public américain. Cette source explique l’usage de questions communes et de critères de notation ; elle ne constitue pas une règle juridique marocaine. La grille, les pondérations et les exemples ci-dessus sont des propositions pédagogiques originales de Rédaction Jawb.
